일본에서의 리모트워크와 서비스 개발 경험을 공유해주신 윤병우님의 이야기를 정리해보겠습니다. 윤병우님은 2007년부터 일본에서 활동하며 그래픽 디자인, 편집 디자인, 광고 디자인, 웹 디자인, 디지털 마케팅 등 다양한 디자인 분야에서 경력을 쌓아오셨습니다. 디자인 조직 매니지먼트, 디자인 퀄리티 관리, 프로젝트 리뷰 등을 경험하셨으며, 현재는 디지털 프로덕트 서비스에 일관된 가치를 전달하기 위한 디자인 스튜디오를 운영하고 계십니다. 미디어, HR, 금융, 운송, 자동차, 헬스케어, 의료 등 다양한 비즈니스 도메인에서의 경험을 바탕으로 B2B, B2C 사업 모델을 담당해왔습니다.

일본 리모트워크의 핵심 가치

일본에서 리모트워크를 진행할 때 가장 중요하게 여기는 것은 바로 정보 보안입니다. 회사 외부에서도 업무 파일에 접근해야 하는 만큼, 보안 유지가 최우선 과제로 여겨집니다. 특히 VPN 사용이 필수적이며, 파일 접근 권한 관리도 매우 엄격하게 이루어집니다. 이는 단순히 자사의 정보 보호뿐만 아니라 클라이언트의 정보 보안까지 고려한 것으로, 한국 기준으로는 다소 과도해 보일 수 있을 정도로 철저한 보안 관리가 이루어지고 있습니다.

또한 업무 시간 내 원활한 커뮤니케이션을 위한 연락 체계 구축도 매우 중요합니다. 슬랙과 같은 메신저를 통한 텍스트 커뮤니케이션, Zoom이나 Google Meet을 통한 화상 통화 등 다양한 커뮤니케이션 채널을 확보하고 있습니다. 파일 접근성과 함께 중요한 것이 플랫폼 간 호환성입니다. 예를 들어 디자이너들은 주로 맥OS를 사용하지만, 클라이언트는 윈도우 환경인 경우가 많아 이에 대한 고려가 필수적입니다.

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프라이버시와 업무의 명확한 구분

일본의 업무 문화에서 특징적인 것은 프라이버시와 업무의 철저한 분리입니다. 긴급한 상황을 제외하고는 업무용 툴을 통해서만 연락을 주고받으며, 개인적인 연락처나 SNS를 통한 업무 연락은 상상하기 어려울 정도입니다. 이는 일본의 비즈니스 문화에서 신뢰성과 직결되는 부분으로 여겨집니다. 예외적으로 영업, 계정 관리자, 백엔드 엔지니어, 서버 관리자 등 긴급 상황 발생이 예상되는 직군의 경우에는 회사에서 업무용 휴대폰을 별도로 지급하기도 합니다.

일본 기업의 협업 도구 활용 현황

일본 기업들의 협업 도구 활용은 매우 체계적입니다. 사내외 커뮤니케이션을 위해 구글 워크스페이스를 가장 많이 활용하며, 스케줄 관리는 주로 구글 캘린더를 사용합니다. 대기업의 경우 MS Office 계열의 도구를 사용하여 Outlook으로 스케줄을 관리하며, LINE Works도 많이 활용되고 있습니다.

화상 회의의 경우, 초기에는 Zoom이 주류였으나 현재는 Google Meet과 비슷한 수준의 점유율을 보이고 있습니다. 클라이언트와의 미팅에서는 MS Teams를 사용하는 경우도 있지만, 사내 커뮤니케이션용으로는 거의 사용되지 않습니다.

데이터 관리에 있어서는 구글 드라이브가 가장 보편적으로 사용되며, 클라이언트의 요구에 따라 OneDrive나 Box를 사용하기도 합니다. 텍스트 기반 커뮤니케이션에서는 스타트업을 중심으로 Slack이 주류를 이루고 있으며, 일본 기업들 사이에서는 ChatWork라는 일본 서비스도 많이 사용됩니다.

서비스 개발 프로세스와 도구 활용

서비스 개발은 더블 다이아몬드 프레임워크를 기반으로 진행됩니다. 문제 발견과 정의 단계에서는 사용자 테스트와 인터뷰를 진행하며, 이 과정에서 수집된 영상은 구글 드라이브에 저장됩니다. 인사이트를 구조화하기 위해 Miro를 사용하고, 이를 문서화하기 위해 Notion을 활용합니다.

프로젝트 진행 관리는 성격에 따라 다르게 이루어집니다. 클라이언트 워크의 경우 납기일이 정해져 있어 Jira, Asana, Trello 등을 활용해 진행 상황을 관리합니다. 자사 서비스 개발의 경우 1-2주 단위의 스프린트로 진행되며, Jira를 통해 스프린트 목표와 태스크를 관리합니다. 특히 문서화에 있어서는 단순한 태스크 관리를 넘어서 프로젝트의 배경, 진행 과정, 의사결정 등을 상세히 기록하여 새로 참여하는 팀원들도 쉽게 이해할 수 있도록 합니다.

디자인 작업과 협업 프로세스

디자인 작업에 있어서는 Figma가 가장 널리 사용되며, 클라이언트의 환경에 따라 Adobe XD를 사용하기도 합니다. 디자인 컴포넌트 관리는 매우 중요한데, Figma와 XD의 심볼 기능을 활용하여 일관된 디자인 시스템을 유지합니다. 엔지니어와의 협업을 위해서는 Storybook이나 MUI와 같은 도구를 활용하여 컴포넌트를 코드 베이스로 관리합니다.

디자인 리뷰 프로세스에서는 iOS 앱의 경우 TestFlight를, 안드로이드 앱은 Firebase를 통해 베타 버전을 배포하여 테스트를 진행합니다. 이를 통해 실제 애플리케이션에서의 디자인 검증과 사용자 테스트가 이루어집니다.

사용자 분석과 테스트

서비스 분석을 위해 Google Analytics와 Firebase를 활용하며, 사용자 테스트와 인터뷰는 두 가지 방식으로 진행됩니다. 서비스 내에서 상품권이나 포인트를 지급하며 직접 모집하거나, 전문 리크루팅 서비스를 통해 진행합니다. 특히 장기 관찰이 필요한 경우에는 LINE의 오픈챗 기능을 활용하여 익명성을 보장하면서도 지속적인 커뮤니케이션이 가능하도록 합니다. 온라인 사용자 테스트를 위해서는 Lookback과 같은 전문 도구를 활용합니다.

온라인 커뮤니케이션 활성화를 위한 노력

리모트워크의 가장 큰 과제 중 하나는 팀원 간의 자연스러운 교류 부족입니다. 일본의 업무 문화에서는 기본적으로 동료에게 말을 걸 때도 매우 조심스러운 접근을 하는데, 리모트워크 환경에서는 이러한 경향이 더욱 강화되어 업무 외 대화가 현저히 줄어드는 현상이 발생합니다.

이를 해결하기 위해 'Gather'와 같은 가상 오피스 툴을 도입하고 있습니다. 이 플랫폼에서는 실제 오피스처럼 업무 공간, 회의 공간, 자유 공간 등을 구분하여 운영하며, 점심 시간에는 함께 식사하며 대화할 수 있는 공간도 마련되어 있습니다. 때로는 Netflix의 파티 기능을 활용해 온라인 영화 감상회를 진행하는 등 다양한 방식으로 팀 문화를 만들어가고 있습니다.

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일본 취업을 위한 현실적인 조언

일본 기업에서 일하기 위해서는 일본어 능력이 필수적입니다. 외국계 기업이라 하더라도 클라이언트와의 소통을 위해서는 일본어가 반드시 필요합니다. 영어나 한국어만으로는 취업이 매우 제한적일 수 있으며, 일부 코리아타운의 회사들을 제외하고는 일본어 능력이 반드시 요구됩니다.

채용 과정에서는 최근 리퍼럴 채용이 늘어나는 추세입니다. 특히 스타트업이나 성장 단계의 기업들은 검증된 인재를 선호하기 때문에, 직원의 추천을 통한 채용을 선호합니다. 이는 리모트워크 환경에서 더욱 중요해지는데, 높은 연봉을 지급하는 만큼 검증된 인재를 선호하는 경향이 강합니다.

일본의 리모트워크 환경은 끊임없이 진화하고 있습니다. 새로운 협업 도구가 계속해서 등장하고, AI 기술의 발전으로 문서 작성이나 커뮤니케이션 방식도 변화하고 있습니다. 특히 Notion과 같은 도구들도 AI 기능이 추가되면서 더욱 효율적인 업무 환경을 만들어가고 있습니다. 이러한 변화 속에서도 변하지 않는 것은 정보 보안에 대한 철저한 관리와 프라이버시를 존중하는 문화, 그리고 팀원 간의 효과적인 커뮤니케이션을 위한 지속적인 노력입니다.

편집 플렉스웍
연사 윤병우